Speed meetings professionnels · Préparation & animation

Des rencontres mieux orchestrées. De nouveaux liens à chaque édition.

Offrez à chacun des rencontres variées et un parcours facile à suivre. Pendant que vous vous concentrez sur l’accueil et l’animation, SpeedTable Connect prépare les rotations et les supports à partir de votre liste de participants. Pour les éditions suivantes, l’historique disponible aide à renouveler les échanges.

Parlons de votre prochain événement Voir le fonctionnement

Votre outil d’inscription reste en place. Aucun téléchargement pour les participants.

Plan des rencontresRotations prêtes

TOUR 01

Table 1 Camille · Alex
Samir · Léa

Table 2 Noémie · Jules
Inès · Thomas

TOUR 02

Table 1 Inès · Alex
Thomas · Léa

Table 2 Camille · Jules
Samir · Noémie

TOUR 03

Table 1 Noémie · Alex
Camille · Thomas

Table 2 Inès · Samir
Jules · Léa

La mémoire compte.
Les rencontres précédentes guident les prochains tours.

Illustration du principe · noms fictifs

Une rencontre réussie se joue avant l’arrivée des participants.

Faire tourner les tables paraît simple. Puis viennent les inscriptions tardives, les contraintes de répartition et les personnes qui se sont déjà rencontrées.

01 / TEMPS

Des rotations à construire

Préparer chaque tour à la main mobilise l’équipe au moment où elle a besoin de se concentrer sur l’événement.

02 / EXPÉRIENCE

Des rencontres qui se répètent

Sans historique, les habitués risquent de retrouver les mêmes interlocuteurs d’une édition à l’autre.

03 / JOUR J

Des consignes à rendre claires

Un animateur, des tables et des participants doivent tous disposer du bon déroulé au bon moment.

Votre liste entre. Un événement prêt à vivre en sort.

Un service préparé pour votre rencontre, sans changer votre billetterie ni demander aux participants d’installer une application.

Vous transmettez les participants

Nous partons de votre export d’inscriptions et des règles de l’événement : tours, capacité des tables et contraintes utiles.

Les rotations sont préparées

La répartition favorise des rencontres variées et tient compte de l’historique disponible entre les éditions.

Vous animez sereinement

Planning, supports remis aux participants et chrono de projection accompagnent votre équipe le jour J.

Le partage des rôles

Une préparation prise en charge. Un événement que vous pilotez.

SpeedTable Connect prépare

Le planning des rotations selon votre liste et les paramètres convenus.
Les fichiers pour l’accueil, les badges, les tables et les participants.
Les ajustements transmis avant la validation du planning final.

Vous gardez la main

Vous conservez votre outil d’inscription et validez la liste finale.
Vous animez les rencontres avec les supports préparés.
L’impression des documents est définie ensemble selon la prestation choisie.

Avant, pendant et après : chaque personne a le bon support.

Voici la chaîne utilisée pour une session de 54 participants, 8 tables et 4 tours. Les documents se préparent à partir du même planning.

01 · Avant l’événement

Préparer l’accueil

Liste d’accueil et triage pour diriger chaque personne vers sa première table
Liste de présence avec parcours par tour et espace signature
Badges avec les numéros de table de chaque tour

02 · Pendant

Faire tourner les rencontres

Fiches de table pour les maîtres du temps
Fiche personnelle avec les rencontres prévues et de la place pour les notes
Chrono et planning en mode animateur

03 · Après

Prolonger les échanges

Carnet de contacts remis pendant la rencontre pour noter les suites à donner
Historique des rencontres disponible sur demande pour les prochaines éditions
Export du planning au format CSV

À quoi ressemblent les supports ?

Ouvrez chaque exemple pour l’examiner. Aperçus reconstitués à partir des documents de l’événement ; tous les noms sont fictifs.

Badge participant

Camille MARTINArchitecte d’intérieur

Participant

TOUR 12TOUR 26TOUR 34TOUR 48

Fiche de table

TABLE 2 · Déroulé des tours

Tour 1Camille · Alex · Inès

Tour 2Jules · Léa · Samir

Tour 3Noémie · Thomas · Alex

Tour 4Camille · Inès · Jules

Carnet de contacts

CARNET DE CONTACTS

NomActivitéTourSuiteAlexConseilT1________InèsDesignT2________JulesServicesT3________LéaFormationT4________

Après l’événement

Un livret pour donner une suite aux rencontres.

Un livret destiné aux participants est en préparation. Voici un exemple de présentation envisagée : leurs rencontres et un espace pour choisir les prochaines prises de contact.

Aperçu non définitif · en préparation

SpeedTable Connect · Livret participantLes rencontres continuent après l’événement.Camille MARTIN
Votre récapitulatif personnel

Mes rencontres

Alex · ConseilTour 1 · Table 2

Inès · DesignTour 2 · Table 6

Jules · ServicesTour 3 · Table 4

Mes prochaines actions

Ce qu’il faut savoir avant de nous confier votre événement.

Pour quelle taille d’événement SpeedTable Connect est-il adapté ?

Le format se définit avec vous : nombre de participants, de tables et de tours. Philippe Picard a organisé et animé des speedmeetings de 30 à 314 participants dans 12 départements. Pour votre événement, nous vérifions la configuration et les contraintes avant de confirmer le planning possible.

Faut-il changer mon outil d’inscription ou mon fichier Excel ?

Non. Vous gardez votre système d’inscription. Nous partons de votre export de participants et des paramètres de la rencontre pour préparer les rotations et les supports.

Peut-on imposer ou éviter certaines rencontres ?

Indiquez-nous les priorités, exclusions ou autres contraintes dès la préparation. Nous vérifions leur compatibilité avec le nombre de personnes, les tables et les tours avant de valider le planning ; toutes les combinaisons ne sont pas forcément possibles.

Comment limiter les rencontres répétées d’une édition à l’autre ?

Si l’historique des rencontres précédentes est disponible, il sert à varier les échanges lors de la préparation des nouveaux tours. Vous pouvez nous fournir votre export CSV ou demander explicitement la conservation de cet historique pour une prochaine édition.

Quels supports reçoit l’organisateur ?

Selon le format convenu : planning des rotations, liste d’accueil et de présence, badges, fiches de table, fiches personnelles et export CSV. Le chrono et le planning en mode animateur accompagnent le déroulé du jour J. Voir des exemples de supports.

Que reçoit le participant ? Doit-il installer une application ?

Aucune installation n’est nécessaire. Le badge et la fiche personnelle indiquent les tables à rejoindre ; les supports prévus pour l’événement laissent aussi de la place pour noter les rencontres et les suites à donner.

Quand faut-il figer la liste ? Et en cas d’inscription tardive ?

Validez la liste au plus tard à J‑2 pour des supports remis en PDF. Si l’impression et l’envoi postal sont pris en charge, prévoyez J‑4, sous réserve des modalités convenues. Transmettez les changements avant la validation du planning final ; ensuite, contactez-nous pour vérifier ce qui reste possible.

Que faire en cas d’absence, de retard ou de remplacement le jour J ?

Le planning permet à l’organisateur de retrouver le parcours prévu et de guider la personne à son arrivée. Une absence peut laisser une place libre à certaines tables. Un remplaçant peut suivre le parcours prévu, mais les supports déjà préparés portent le nom initial ; les ajustements possibles dépendent de l’état des documents.

Faut-il une connexion Internet dans la salle ?

Non pour le déroulé des rencontres : le planning et les supports préparés en amont restent utilisables sans connexion dans la salle.

Que deviennent les données des participants après l’événement ?

La liste transmise sert à préparer les rotations et les supports. Un historique pour les éditions suivantes n’est conservé que si vous le demandez explicitement ; vous pouvez aussi conserver l’export CSV de votre côté. Les modalités de traitement et de conservation sont définies avec vous.